メールの書き方の秘密【仕事が速い人はどんなメールを書いているのか】

ビジネス本

仕事がデキる人っていったいどんなメールを書いているんだろう?

会社の中でも仕事ができる人、いますよね。

仕事ができる人はどんなメールを書いているのでしょうか?

なかなかメールを見せてもらうことがないから、わからない方が多いのではないでしょうか?

たしかに、上司のメールを見せてもらったことはないわね。

本記事では「仕事の速い人はどんなメールを書いているのか」を読んで、仕事の速い人のメールを徹底分析していきます。

最後まで読んでいただければ、あなたもデキる人のメールに秘訣がわかるかもしれません。

本の情報

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

  • 著者: 平野友朗
  • 出版社:文響社 
  • ページ数:150ページ
  • 発売日: 2017/3/15

要約【仕事が速い人はどんなメールを書いているのか】

仕事においては一日に何通、何十通、多い人は何百通ものメールがくる方もいると思います。

これだけの量を毎日、さばくのであれば1通当たりの時間を削減すれば

大幅な時間短縮を見込めます。

より効果的なメールのやりとり方法を習得することで

仕事のスピードを上げていきましょう。

仕事が速い人の発想

メールにはビジネスのエッセンスが詰まっています。

なぜなら、すばやく内容を理解する「読解力」

上司に報告をするための「要約力」

メールで仕事をまわす「段取り力」

相手に対する「気遣い」「配慮」

これらは、メールだけでなくビジネスの様々な場面でつかわれます。

あちかむ
あちかむ

メールの扱いはビジネスのエッセンスがつまっているだね。

目的を意識する

例えば、「見学会にきてもらうこと」を目的としたメールをつくるときに

いつのまにか、「見学会の通知をすること」が目的になってしまうこと

が良くあります。

 

目的を達成するためには「シナリオ」を描くことも大切です。

最初のアクションから、最後の目的達成まで具体的なステップを

描いている場合はゴールにむかっていきますが、

描けていない場合は、止まって確認して、また止まって、となかなか前に進みません。

見た目を重視

メールは文章なのに、見た目が大切というと

エッ!!?と驚かれるかもしれませんが、

 

ちょっとだけ、この文章を見てください。

 

例えば改行を全くせずに行間をつめて漢字も多く使い句読点もない状態だと文章は極端に読みにくくなり一度見ただけでも読む気力がなくなり相手の読む気を低下させますその上に見た瞬間に読もうという気力さえ奪ってしまうので見た目というのはとても重要なのですなので人が読みたいと思えるような文章というのは見た目の第一印象が非常に重要といえます読みやすい文章はこういった文章ではなく句読点をつかい行間をあけ時には箇条書きなどを使い時には漢字を使わずに平仮名を使用する事を勧めます

どうでしょうか?

 

パッと見ただけで、読む気がなくなりませんか?

あちかむ
あちかむ

こ、これは見ただけで読む気が失せるね・・・

見た目は重要ですね。

読みづらいメールの特徴をまとめると

  • 1行の文字数が多い
  • 空白の行がない
  • 改行がない
  • 文章が5行以上つづく
  • 箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

逆に言えば、こういったことを避ければ読みやすい文章になりますね。

メールの処理時間を削減する

メールの処理時間自体を早くすることも重要です。

重要なポイントをまとめると

  • 即レスする
  • 即レスできないなら見ない
  • 対応が数日後になるなら受領のメールを送る
  • 部分引用を使う
  • CCは必要最低限にする
  • メール以外の連絡手段を使う
  • 単語用例登録を使う

【仕事が速い人はどんなメールを書いているのか】 の感想

ある程度、役職がついているような経験値のある方はこういったメールの

やり取りを重ね、ある程度は本書の内容も事前に知っていたかもしれません。

 

おすすめとしてはビジネスとしてのメールのやり取りの経験がすくない新入社員や

若手に読んでもらうといいと思います。

 

メール以外のチャットワークやLINEなどでも文字のやり取りはできるでしょう。

ただ、ビジネスとしてまだメールは活用していくことは

しばらく続くのではないかと思います。

あちかむ
あちかむ

チャットワークとかがあるけど、ビジネスシーンではまだ外部とのやりとりはメールがまだまだつかわれているのが現実だよね。

ですので、ビジネスメールはしばらくはそのまま使いつづけられるのは

間違いないと思われます。

社外とのやり取りの経験を積むだけでも、経験値の少ない

新入社員には良い勉強になります。

メールの基礎を学ぶ目的にはおすすめの本です。

読んで感じたおすすめのアクションプラン

読んで感じたおすすめのアクションプランは、

新人・若手にむけビジネスメールの教育を実施する。

社外のやりとりでメールを使うときに具体的に

なにをどうしたらよいのかを体系的に知ることができます。

あちかむ
あちかむ

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