報連相とは？
報告・連絡・相談のことで組織内でのコミュニケーションの基本中の基本ともいえることです。
単に言いたいことを言うのではなく、大事なポイントを押さえることができればほかの場面でも応用をきかせることができます。
報告
上司への報告をしたときに、「で、結局何がいいたいの？」とか「ちょっと今忙しいから後にして」とか「先に言えよ！」なんて叱られたことありませんか？
せっかく報告をしたのに、叱られるなんてキツイですよね。
…わかります。
たしかに上司の言い方も悪かったり、大人げないのかもしれません。
でも報告の仕方やタイミングなどが上手になれば、重要なことがわかるようになり社内だけでなく外部とのやり取りのスキルも向上できるきっかけになるかもしれません。
本記事では中間管理職の私が上司への報告のポイントをわかりやすく解説します。
参考にしていただければ幸いです。
報告でまず言うべき大事なこと
報告で押さえたいポイントはただ一つ。
それは、結論を先に言う。です。
上司はとっても忙しいのです。要件の結論を聞いてそのあとに詳細を聞くかどうかを判断したいと思っています。
そんな時に、
「あの～、報告があるのですがこないだの会議の時にいっていた企画書の件なんですけど、ちょっと修正したいところがあるかもしれないっていうのを課長から聞いていて主任に相談したところ3ページ目のグラフをこういった感じに変更をする方向で検討をしていまして、私としてはこのページはこういった目的で作成をしているので、こういった方向で進めたいと思うのですがどう思いますか？」
と話しかけられたら、どう思いますか？
報告なの？相談なの？何を聞きたいの？となりませんか？
枕詞に「結論を申しますと」と言いましょう。
相手に対して重要なことを伝えるために、「結論を申しますと」という言葉を必ず最初に付け加えてから話始めるようにしてみてください。
どうなるかというと…
「結論から申しますと、先日の企画書の3ページ目をこちらの資料のとおりに変更を検討しています。承認していただけますでしょうか？」
すっきりしましたね。
「結論を申しますと」を言うだけで、相手に伝えたいことをストレートに伝えることができる魔法の言葉です。
ぜひ覚えておいてください。
言いにくいことは後回しにしない
ミスをしてしまったときや悪い報告はとてもいいにくいですよね。
…わかります。
「何でもっと早く言わないんだ！！」と叱られてしまったことはないですか？
上司からすると後にすればするほど、とても困ります。
なぜなら、対応が遅れるからです。
場合によっては1分1秒の判断で大きな損失が出るかもしれませんし、防げるかもしれません。
大抵の場合「言いにくいこと」＝「緊急対応が必要なこと」なのです。
どちらにしても結局は伝わる事なので早めに伝えて解決策を早期に検討するようにしましょう。
なので、迷ってないですぐに伝える。を実施しましょう。
大丈夫。1カ月たてばもう忘れているから。
報告のタイミングはこの時！
報告をしようとして「ちょっとまって後にして！」と機嫌悪そうに言われたことはないですか？
「んだよ！偉そうに！」と思う前に一度考えましょう。
相手がたまたま上司でしたが、取引先やお客さまだったらタイミングの悪い時に話しかけてしまうのは命取りですよね。
声をかける、話しかけるというのは自分の時間だけでなく、相手の時間も強制的に奪い取ってしまっています。
ですので、話しかけるタイミングを見るようにしましょう。
といってもなかなかわからないと思いますので、シンプルに聞けばいいのです。
「報告があるのですが、今お時間よろしいですか？」
と確認すればOKです。
詳細を聞かれたらQCDRS
結論から申しますと、〇〇▽▽です。
と要点がうまく伝えられるようになったら、上司はきっと「わかった。詳しく教えてくれ。」となるかもしれません。
詳細を説明するのであれ、QCDRSの5つの要素を意識するとよいでしょう。
- 品質(Quality)
- コスト(Cost)
- 納期 (Delivery)
- リスク（Risk）
- セールス(Sales)
例：企画書の変更の詳細を聞かれたとき
（品質⇒）先方にとってより高い企画を検討し、こういった企画案が新たにでています。（コスト⇒）この企画を実施するための所要時間と費用はこのぐらいです。（納期⇒）企画実施納期の5月までには完成は可能です。（リスク⇒）ただしこの企画メンバーでは経験値が不足しているため、こういったミスが起こる可能性があります。（セールス⇒）所要時間と費用を差し引いても売り上げは35％増の見込んでいます。
という感じです。
報告の回数は多いほうがいい？要点をしぼって少ないほうがいい？
報告の回数は多いほうがいいです。
理由は、報告内容の重要度が最初のうちはわからないことが多いからです。
こんなことも報告するの？という内容が実は上司やチームメンバーにとっては重要な内容であることがあります。
情報は多いと精査することができますが、少ないと判断すらできないのでまずは細かいところでも報告をしましょう。
連絡
報告と連絡は似たような意味になりがちですが、連絡は事実のみをつたえることとかかわるメンバーに共通することです。
例えば、「次回のイベント日程が〇日に変更になりました。」
という感じです。
相談
自分の意見を持ってくる
相談をする場合、「どうすればいいですか？」と聞きに行くのはNGです。
なぜかというと、毎回同じ行動をしたらどうでしょうか？
聞いてばかりだと、成長しないですよね。
ですので、相談をする際でもまず一度自分なりの考えを持ってくる。
そうすれば、自分なりにでも解決案を導き出すスキルが少しづつあがっていきます。
まとめ
「結論を申しますと」を最初に言う。
報告は早いほうがいい。
報告は多いほうがいい。
理由はQCDRSを意識する。
連絡は関係者全員へする。
相談するときは自分に意見をもってくる。
